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医院には、数多くの書類が送られてきます。

取引業者からの書類、歯科医師会の関係書類、所属学会の機関紙、ＤＭや通販業者からのカタログ・セール品の案内……など、医院のポストには、毎日なにかしらの書類が届けられます。

スタッフが大勢の医院では、院長先生宛てだけではなく、スタッフ個人宛ての封書なども、結構な数になるのではないでしょうか？

もしも、これら多くの書類を届き次第、分別処理していなければ、他医院からの紹介状が開封されず、医療情報を見逃してしまい、診療に際して、重大なミスにつながる場合があったり、欠品の連絡を知らないまま在庫がなくなったりして、診療に支障をきたす場合もあります。

ですから、事務処理を任されているスタッフだけでなく、診療スタッフも、郵送される書類、業者から手渡しされた書類などを、すばやく処理する必要があります。

まずは、書類を整理整頓するコツとして、書類の行先のゴールをルールづけます。

郵送された物の中で、

１）　即処理が必要な書類
２）　中・長期間にファイリングする書類
３）　１週間保管後に処分する書類
４）　２～３ヵ月保管する書類
５）　次に新しいカタログが到着するまで使用

と分けて、即時に各ゴールへ分類をします。

「即処理」を必要としている書類については、事務机の上か受付の机の上に置いたままにして、渡し主の手が空き次第処理してもらうよう、直接手渡します。

そうすることで、他の書類の山にまぎれることなく、処理が完了します。

「ファイルリング」する書類関係も、開封次第、各ファイルへ保管します。

決められた期日までファイルし、その後は処分するか、永久保管にします。

「２～３ヵ月保管」する書類には、税理士や院長へ手渡す書類、セミナー申込後の案内文書、セール期日があるパンフレットなどがあります。

と同時に、２～３ヵ月の書類を保管する場合、収納する方向や向きなどのルールを作る必要があります。

書類保管ラックを使用する場合の整理のコツは、一貫性を持たせることす。

書類を上から積み重ねていくとか、収納順を右から最新日、一番左に古い書類と入れるというルールづくりです。

このように、医院へ毎日たくさん届く書類をリアルタイムに処理し、整理整頓することは、煩雑になる書類をスッキリと整理でき、紛失した書類を探す手間や時間をムダにしない大切な業務です。

＜書類の整理整頓するためのチェックリスト＞

１：書類は、届き次第処理していますか？

２：開封する書類と開封せずに各人へ渡す書類は、院内で明確にしていますか？

３：郵便物は、午前・午後ポストを確認していますか？

４：手渡しされた書類は、誰が受けてもわかる置き場を決めていますか？

５：書類や郵便物は、分別して置く場所がありますか？

６：納品書・請求書などのファイルは、業者ごとに分別していますか？

７：古いカタログを処分せず、そのままになっていませんか？

８：いつのものかわからない、書類の山をそのままにしていませんか？

９：メモ書きに利用できる紙を、再利用せず捨てていませんか？

１０：処分する際、情報漏洩防止策をとっていますか？